Para adaptarse a los tiempos que corren, muchas organizaciones incorporan herramientas tecnológicas para la digitalización de sus procesos internos, en busca de optimizarlos y mejorar su efectividad.
En 2011, a través de la resolución 1455/11, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTEySS) permitió a las empresas dejar de imprimir recibos de sueldo en papel, dando a las empresas la oportunidad de realizar un cambio importante en su forma de trabajar a través de la implementación del recibo de sueldos digital.
«Aunque parezca algo de poca trascendencia, hablamos de un proceso complejo y costoso, que debe realizarse en cada empresa todos los meses: los recibos deben ser impresos por partida doble (original y copia), distribuidos internamente a la locación donde se encuentra cada trabajador, una vez firmados por el trabajador y la empresa deben volver a transportarse al punto de origen para archivarse físicamente, donde, en caso de ser necesarios para algún proceso de auditoría o control, se realizara la búsqueda manual de los mismos. El paso al recibo digital abre la puerta a un cambio radical en este sentido, con numerosas ventajas», destaca Luis Garay, gerente de Bayton Tecnología
A través de la firma digital -un conjunto de datos asociados a un mensaje que permite asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje- no es necesario trasladarse personalmente para realizar la firma de los recibos, ya que se realiza de forma remota vía una plataforma online, y se resguarda la confidencialidad de la información contenida en los mismos.
El trabajador puede acceder en tiempo y forma al recibo actualizado, incluso podrá programar un sistema de alerta vía correo electrónico para informarse la disponibilidad de su recibo,y consultar en línea su archivo personal desde cualquier tipo de dispositivo (PC, Tablet, smartphones), pudiendo gestionar la descarga o impresión de sus recibos para diferentes tramites.
Otro punto a destacar es la posibilidad de que los trabajadores puedan firmar con conformidad, en caso de estar todo en orden, o en disconformidad, en caso de algún inconveniente, permitiendo además, enviar un mensaje a RR.HH. sobre el porqué de la disconformidad.
En cuanto a las compañías, uno de los beneficios más atractivo es la importante reducción de costos, principalmente en lo que refiere a impresión, recolección y distribución, reduciendo también el impacto ecológico del proceso en cuanto a gasto de papel y utilización de medios de transporte, también deja de ser necesario contar con un espacio físico destinado a los archivos, que pasan a almacenarse digitalmente.
Cada vez más empresas se interesan en las ventajas de implementar el recibo digital, sobre todo aquellas con una gran cantidad de trabajadores y/o cuyo personal está distribuido en múltiples ubicaciones, que encuentran en esta herramienta la solución perfecta para actualizar un proceso complejo y costoso, aprovechando de forma más eficiente los recursos y facilitando el acceso a la información tanto para la empresa como para los trabajadores.
